Die de'ge'pol ist in besonderem Maße der Transparenz verpflichtet. Um dieser Selbstverpflichtung gerecht zu werden, hat die de'ge'pol zur Durchsetzung ihres eigenen Verhaltenskodex eine Verfahrensweise zur Ahndung von Verstößen entwickelt.

1. Organe des Verfahrens


Die de'ge'pol ist die vierte Trägerorganisation des Deutschen Rates für Public Relations (DRPR). Mit dem Beitritt zum DRPR hat sich die de'ge'pol einer unabhängigen Institution angeschlossen, deren eigenständiger Ratspruch Grundlage für ein Verfahren bei der de'ge'pol ist.
Damit wird das für die de'ge'pol anerkannte „oberste“ Organ der Anwendung des Kodex der DRPR.
Dieses wird ergänzt durch den de'ge'pol-Vorstand. Dieser ist das Beschluss fassende Organ hinsichtlich vereinsrechtlicher Schritte gegenüber Mitgliedern der de'ge'pol. Grundlage dafür ist die Satzung der de'ge'pol. Diese sieht im Falle eines groben Verstoßes gegen die Vereinsgrundsätze den Ausschluss aus der de'ge'pol vor. Die Entscheidung hierüber trifft laut Satzung allein der Vorstand.
Der geschäftsführende Vorstand ist das ermittelnde Organ. Er trägt die Fakten zusammen und bringt den Fall vor den DRPR resp. in den Vorstand ein. Dabei spricht er eine Empfehlung für den weiteren Umgang damit aus.
Der Vorstand setzt einen Ethikbeauftragten ein. Dieser dient als Koordinator und Ansprechpartner für Mitglieder wie Außenstehende in Angelegenheiten des de'ge'pol-Kodexes.

2. Zuständigkeit und Verfahren

Das Verfahren kennt zwei Stufen.

Stufe 1: Das Verfahren vor dem DRPR. Dieses Verfahren endet mit einem unabhängigen eigenständigen Ratsspruch des DRPR. Hier kann über jede Person oder Institution entschieden werden, die den Kodex verletzt hat.

Stufe 2: Sind Mitglieder der de'ge'pol davon betroffen, so dient der Ratsspruch des DRPR als Ausgangslage für weitere Schritte vereinsrechtlicher Natur. Hier entscheidet abschließend der Vorstand.

2.1 Stufe 1: DRPR
Werden der de'ge'pol Fälle von Verstößen gegen den de'ge'pol-Kodex angezeigt, so bringt de'ge'pol diese Fälle vor den DRPR.
Die Anrufung des DRPR kann auch im Namen eines de'ge'pol-Mitglieds erfolgen, um durch einen Ratsspruch die Unbedenklichkeit des eigenen Tuns darzulegen. In diesem Verfahren kann die de'ge'pol nach entsprechendem Vorstandsbeschluss als Beistand des Mitglieds agieren.
Der Ablauf eines DRPR-Verfahrens ist in den Statuten des DRPR und der Beschwerdeordnung festgelegt.

2.2 Stufe 2: de'ge'pol
Ist vor dem DRPR ein Ratsspruch ergangen, befasst sich der de'ge'pol-Vorstand mit dem weiteren Verfahren. So erstellt der geschäftsführende Vorstand eine Sachverhaltsschilderung auf Grundlage der DRPR-Materialien und leitet diese dem Vorstand inklusive des Ratsspruchs zu.
Die Beschlussfassung erfolgt in einer Vorstandssitzung, zu der der Betroffene mit 7 Tagen Frist schriftlich einzuladen ist. Das betroffene Mitglied hat das Recht, zu dem Vorgang Stellung zu nehmen; Teilnahme und Stellungnahme des Betroffenen sind nicht zwingende Voraussetzung für die Beratungen und Beschlussfassungen des Vorstandes. Abschließend entscheidet der Vorstand in nicht-öffentlicher Sitzung über den Beschlussantrag.

Diese Entscheidung kann wie folgt ergehen:

Der Vorstand kann mit 2/3 Mehrheit folgende Beschlüsse fassen:
1. Erteilung einer nicht-öffentlichen Rüge im Rahmen eines Gesprächs mit dem Mitglied – im Fall eines fahrlässigen Handelns, das geeignet ist, einen Verstoß gegen den Kodex darzustellen (z.B. im Falle eines öffentlich Werdens)
2. Erteilung einer öffentlichen Rüge – im Falle eines fahrlässigen Handelns, das bereits einen Verstoß gegen den Kodex zur Folge hatte
3. Ausschluss aus der de'ge'pol – im Falle eines vorsätzlichen Handelns, das einen Verstoß gegen den Kodex zur Folge hatte oder das direkt der de'ge'pol geschadet hat.

Im Falle einer öffentlichen Rüge oder des Ausschlusses wird dies seitens des de'ge'pol-Vorstands auf der Website www.degepol.de und per Pressemeldung öffentlich gemacht.

In jedem Fall ist die Entscheidung des Vorstandes endgültig. Ein Widerspruchsverfahren ist nicht vorgesehen.