Bernstein Group sucht Office Managerin / persönliche Assistentin (m/w/d) am Standort Berlin

Die Bernstein Group besteht aus mehreren partnergeführten Beratungsunternehmen mit der Spezialisierung auf kommunikative Sondersituationen, Change- und Transformationsprozesse, komplexe politische Entscheidungsprozesse sowie Regulierungsfragen. Von den Standorten Berlin und Brüssel aus liefern wir individuelle und passgenaue Lösungen für jede noch so spezielle Frage auf den Gebieten Kommunikation und Public Policy – durch Sachverstand, Erfahrung und Integrität. Wir stehen für unabhängige und parteiübergreifende Beratung und sind auf allen Ebenen des politischen Geschehens tätig. Zu unseren Mandanten zählen nationale und internationale Unternehmen, Investoren, Start-ups und Institutionen. Dynamische Prozesse, divergierende Interessen und komplexe Sachverhalte bestimmen das Umfeld, in dem wir täglich für unsere Mandanten aktiv sind.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, umsichtige und engagierte

Office Managerin / persönliche Assistentin (m/w/d)

am Standort Berlin

In Ihrer Position sind Sie zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, Mandanten, politische Akteure, Medienvertreter, Kooperationspartner, und Dienstleister (m/w/d). Sie übernehmen die persönliche Assistenz für den Geschäftsführer der Sparte Communications und unterstützen bereichsübergreifend einen weiteren Geschäftsführer und unsere Senior Associates in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Dabei arbeiten Sie Hand in Hand mit der persönlichen Assistentin der geschäftsführenden Gesellschafterin. Gemeinsam bilden Sie den administrativen Kopf und die gute Seele der Bernstein Group am Standort Berlin und vertreten mit Ihrer professionellen und gewinnenden Persönlichkeit diese nach außen.

Ihr vielseitiges Aufgabengebiet umfasst:

  • Empfang, Beantwortung und Weiterleitung telefonischer Anfragen (deutsch/teilw. englisch)

  • Posteingang, Ablage sowie allgemeine Korrespondenz (deutsch/teilw. englisch)

  • Terminplanung, -überwachung und -koordination

  • Planung und Organisation von Reisen im In- und Ausland (inkl. Reisekosten- und Auslagenabrechnung)

  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen, Tagungen und größeren Veranstaltungen

  • Mandantenverwaltung (u.a. Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Leistungsdokumentation)

  • Einkauf und Überwachung von Büromaterialien, Lektüre, Getränken, Speisen, etc.

  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben (u.a. Korrespondenz mit Ämtern, Versicherungen, Hausverwaltung, IT)

  • Selbstständiges Erstellen von Präsentationen nach Vorlage, Handouts, Charts und Statistiken

  • Betreuung und Koordination von sonstigen Projekten der Geschäftsführung und Senior Associates

  • In Vertretung: Personalverwaltung (u.a. Führen der Personalakten, administrative Unterstützung im Recruiting, insb. bei Stellenausschreibungen, etc.).

Ihr Profil:

Sie verstehen sich als aufgeschlossene Persönlichkeit, auf die zu jeder Zeit Verlass ist. Ihr ausgeprägtes Organisationstalent, Ihre sehr sorgfältige Arbeitsweise und hohe Stressresistenz wurden schon immer gelobt. Dank Ihrer Sprachgewandtheit kommunizieren Sie versiert mit Akteuren (m/w/d) unterschiedlicher Hierarchien, Sie wissen schnell Prioritäten zu setzen und Entscheidungen in Ihrem Handlungsrahmen zu treffen. Dabei arbeiten Sie sehr selbständig und strukturiert, sind vorausschauend und lernbereit. Es gelingt Ihnen leicht, in herausfordernden Kommunikationssituationen Ihren Standpunkt zu vertreten und gleichzeitig zugewandt und verbindlich zu bleiben. Zudem legen Sie viel Wert auf professionelle Arbeitsabläufe und regen Ihr Umfeld gern auch mit konstruktiven Vorschlägen an.

Folgende Erfahrungen und Kenntnisse bringen Sie darüber hinaus mit:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

  • Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung als Teamassistentin / Office Managerin / Sekretärin / persönliche Assistentin (m/w/d) in renommiertem Berufsumfeld

  • Souveränes, sympathisches und stilsicheres Auftreten

  • Durchsetzungs- und Kommunikationsstärke, Lösungsorientierung, Loyalität, Diskretion

  • Teamfähigkeit sowie ausgeprägter Dienstleistungsgedanke

  • Exzellentes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache (Grammatik, Orthografie, Interpunktion)

  • Gute bis sehr gute Englischkenntnisse

  • Sicherer Umgang mit MS-Office.

Ihre Chance:

Wir bieten Ihnen einen langfristig angelegten Arbeitsplatz in einem sehr renommierten Unternehmen der politischen Strategie- und Kommunikationsberatung mit Kontakt zu interessanten Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und Medien. Bei uns erwartet Sie eine sehr angenehme und professionelle Arbeitsumgebung, eine attraktive Leistungsvergütung, persönlicher Gestaltungsspielraum und individuell auf Sie zugeschnittene Weiterbildungsangebote.

Ihre Bewerbung:

Wir sind gespannt auf Sie! Bitte lassen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse inkl. Referenzen sowie Angabe des frühestmöglichen Eintrittszeitpunktes und Ihrer Gehaltsvorstellung) zu Händen unserer Personalberaterin Frau Katharina Jung-Pragal mit der Kennung „Office Managerin / Assistentin (w/m/d) degepol 12/18“ als PDF über den untenstehenden Link zu unserem Online-Bewerbermanagement-System zukommen. Bewerbungen per E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen!

Bei Fragen können Sie sich vorab auch telefonisch an uns unter 030 / 275723-0 oder per E-Mail an recruiting@bernstein-group.com wenden. Frau Jung-Pragal beantwortet Ihre Fragen gern und unkompliziert. Vertraulichkeit und absolute Diskretion sichern wir Ihnen ausdrücklich zu.

Bernstein Group, Neustädtische Kirchstraße 6, 10117 Berlin, www.bernstein-group.com

Link zum Online-Bewerbungsmanagement-System